Управление запасами: методы, системы, преимущества, характеристики

Что такое управление запасами?

Эффективное управление запасами и контроль запасов – это одно и то же, и определение довольно простое для понимания.

Управление запасами относится к процессу, с помощью которого вы отслеживаете, сколько единиц каждого товара есть у вас на складской полке, в магазине или у других розничных продавцов и дистрибьюторов. Это позволяет вам иметь нужные товары в нужном количестве в нужном месте, в нужное время и по правильной цене.

Эффективно отслеживая и контролируя свои запасы, вы будете знать, сколько у вас есть каждого товара, когда у вас может не хватить товаров, и нужно ли вам пополнять их количество, чтобы продолжать их продавать.

И как занятый владелец бизнеса, вы должны уметь делать все это с первого взгляда. Это позволяет быстро и легко принимать правильные решения о закупке. Здесь также важна правильная система управления запасами, как мы узнаем позже.

Min-max.pro – система управления запасами для 1С, которая помогает работать с запасами правильно:

  • заказывать товары точно и вовремя
  • понимать, что с запасами происходит

Min-max.pro включает в себя пять основных блоков:

– Автозаказ для корректного расчета потребности на основании множества факторов: прогноза продаж с учётом сезонности, страхового запаса, АВС классификации, сроков и частоты поставок, ручных корректировок и т.д.

– Загрузка прайсов и анализ цен поставщиков для системного снижения закупочных цен

– Перемещения для ускорения и упрощения распределения товаров по филиалам

– Аналитика для уверенности собственника,  руководства и самого закупщика в том, что запасы управляются правильно: расчёт оборачиваемости, GMROI, рентабельности, суммы вложений в склад, упущенного спроса, излишков и неликвидов

– Управление ассортиментом для создания сбалансированной товарной матрицы, кросс-анализа категорий и товаров, ввода вывода товаров из ассортимента

Закажите демо версию:

  • 1 день от заявки до установки. На случай, когда результат нужен ещё вчера;
  • 30+ дней бесплатного тест-драйва с полным функционалом на ваших данных;
  • Решение отлажено и проверено на сотнях клиентов. Спокойно работаете и не отвлекаетесь на ошибки;
  • Бесплатные консультации и материалы по правильной работе с запасами;
  • Без рисков: платите, только после полной проверки и только если понравится.

Оставьте заявку , мы вам перезвоним. Поможем установить и проконсультируем по всем вопросам.

Виды запасов в логистике

Под определением запасов следует понимать средства производства, которые учтены на балансе хозяйственных структур как в производственном секторе, так и в обращении.

Накопление запасов продиктовано особенностями потребления ресурсов на всех этапах производства. При выполнении обязательств перед контрагентом невозможно полностью исключить возникновение непредвиденных ситуаций, которые могут сорвать сроки транспортировки продукции. Запасы помогут безболезненно пройти эти этапы, не срывая договоренности. В первую очередь это касается запасов, обеспечивающих комплексное выполнение функций (складские, запасы в транспортной логистике, а также грузопереработке).

Классификация запасов имеет следующую структуру:

  • материальные;
  • производственные;
  • товарные;
  • текущие;
  • сезонные;
  • страховые.

Материальные – продукция, предназначенная для производственно-технических целей, которая, независимо от этапа производства, ожидает вступления в процесс производственного или личного использования.

Производственные – обязательный элемент предприятий, ориентированных на материальное производство и используемых для его нужд.

Товарные – готовая продукция, хранящаяся у производителя. Сюда же относятся товары, которые направляются от поставщика к потребителю.

Текущие – обеспечивают стабильный процесс производства или торговли между поставками продукции.

Страховые – необходимы для сохранения темпов производства в случае возникновения непредвиденных поставок, в том числе неожиданного роста спроса или срывов сроков поставок.

Сезонные – формируются в случае сезонной ориентированности производства, спроса или поставок.

Помимо вышеуказанной классификации запасы подразделяются на:

  • Сырье, которое в результате обработки формирует доминирующую часть, количественную или стоимостную, уже готовой продукции. Сюда относятся первичные материальные ресурсы, которые не подвергались переработке либо прошли ее в минимальной степени.
  • Вспомогательные материалы представляют собой незначительную часть готового изделия, например, нитки в одежде или болты в механизме.
  • Производственные материалы не входят в готовый продукт, но принимают непосредственное участие как в процессе его производства, так и ввода в эксплуатацию.
  • Комплектующие материалы не требуют дополнительной обработки или нуждаются в ней, но минимально.

Порядок управления запасами

Управление запасами – это особая процедура, предполагающая следующий алгоритм:

  1. Анализ объема запасов за предыдущий период. В ходе этого этапа устанавливается действительно нужный объем снабжения. Также определяется эффективность его использования.
  2. Определяются цели использования резервов. К примеру, это может быть максимальное обеспечение производства в текущий момент, установление размера снабжения в сезонный период.
  3. Оптимизация объема запасов для обеспечения основного производства. То есть находится тот размер, который действительно необходим.

К сведению! В рамках процедуры нужно пройти каждый из этапов. Оптимизация объема невозможна без предварительного анализа производства.

Управление оптимальным размеров запасов

Неверно выполненная оптимизация может привести к этим негативным моментам:

  • Недостаток средств для обеспечения производства, находящихся в обороте.
  • Нарушение нормального функционирования складских помещений.
  • Претензии со стороны заказчиков и потребителей.
  • Истечение срока годности продукции.

Какие существуют способы пополнения оборотных средств ?

В каждом предприятии имеется страховой резерв. К примеру, для нормального производства нужно 1000 единиц. Однако на складе хранится 1050 единиц. Дополнительные 50 штук нужны для использования в критической ситуации. К примеру, произошло резкое повышение спроса на продукцию. В этом случае для удовлетворения спроса потребителей будет задействован страховой резерв.

При определении оптимального объема нужно руководствоваться этими критериями:

  • Ценовая политика производителя.
  • Особенности закупки и реализации продукции.
  • Внешние факторы. В частности, конкуренция.

Нельзя допускать переизбытка запасов. Это может привести к следующим негативным последствиям:

  • Повышению расходов на хранение.
  • Увеличению имущественного налога.
  • Риску неполучения дохода на излишках продукции.
  • Истечению срока годности.

Дефицит продукции, в свою очередь, влечет за собой эти последствия:

  • Приостановку процесса производства.
  • Сокращение размеров реализации.
  • Необходимость в срочной закупке дополнительного сырья на невыгодных условиях.

Главное последствие неправильной политики – это появление упущенной прибыли у предприятия.

Системы управления запасами в логистике

Для обеспечения эффективного управления запасами в первую очередь необходимо четко понимать два основных критерия: когда пополнять и в каком количестве. По сути вся сложность данного процесса и сводится к решению этих двух задач. Чтобы ситуация не вышла из-под контроля, следует использовать две основные модели управления заказами:

  • с фиксированным размером заказа;
  • с фиксированным интервалом между заказами.

Прочие существующие системы являются дополнением к данным базовым моделям.

Система с фиксированным размером заказа

Назначение системы можно понять уже из названия. Ее суть заключается в том, что размер заказа всегда остается неизменным вне зависимости от сопутствующих обстоятельств. Основная функция системы – определить необходимый размер заказа.

В современных реалиях предприятия зачастую определяют размер заказа не с помощью систем, а отталкиваясь от ситуации. Таким образом во внимание берутся такие факторы, как площадь складского помещения или условия транспортировки. В свою очередь система с фиксированным размером заказа позволяет определить идеальный размер поставок с точки зрения оптимизации расходов. Критериями в данном случае выступают минимизация расходов и отсутствие необходимости повторять заказы. В данном случае следует учитывать три взаимосвязанных фактора, которые формируют величину затрат:

  1. Используемая площадь склада.
  2. Издержки, связанные с хранением.
  3. Стоимость оформления заказа.

Рассчитать оптимальный размер заказа с точки зрения минимизации расходов можно, используя формулу Вильсона:

Где:

  • ОРЗ – размер оптимального заказа;
  • А – затраты, необходимые для заказа одной единицы (руб);
  • S – востребованность данной продукции (шт);
  • i – расходы на хранение единицы продукции (руб/шт.).

Стоит уточнить, что на величину А влияют такие показатели, как:

  • стоимость транспортировки;
  • разработка условий поставки;
  • контроль за исполнением;
  • оформление документации.

Также возможен скорректированный вариант формулы Вильсона, который применяется в случае необходимости мгновенного пополнения складских запасов. От первоначальной версии он отличается тем, что введен коэффициент (k), учитывающий скорость пополнения.

Где:

  • ОРЗ – размер оптимального заказа;
  • А – затраты, необходимые для заказа одной единицы (руб);
  • S – востребованность данной продукции (шт);
  • i – расходы на хранение единицы продукции (руб/шт.).
  • k – скорость пополнения запасов.

Страховой запас необходим для сохранения темпов производства в случае перебоев с поставками. При этом срок задержки берется максимально возможный. Пополнение страхового запаса происходит с помощью еще одного параметра, используемого в данной системе – порогового уровня запаса.

Данный показатель демонстрирует уровень заказа, после достижения которого следует формировать новый заказ. Рассчитывается он в тот момент, когда поступление заказа на склад снижается до показателя страхового уровня. Задержки поставок в этом случае в учет не берутся.

Третий параметр в системе фиксированного размера заказа – максимальный желательный запас. Его главное отличие от предыдущих двух состоит в отсутствии прямого воздействия на работу системы в целом.

Логистика запасов – что это такое

Во время ведения экономической деятельности руководству организации приходиться принимать решения относительно того, в какой период времени закупать продукцию или регулировать объемы производства. Кроме того, с целью оптимизации бизнес-процессов необходимо позаботиться о размещении запасов в складских помещениях или распределительных центрах.

Еще один элемент политики управления запасами затрагивает непосредственно стратегические решения. Можно контролировать работу каждого распределительного центра по отдельности, а также наладить централизованное управление. В таком случае очень важно четко координировать работу сотрудников на всех уровнях.

Логистика запасов предприятия – единый процесс, который обеспечивает операции с запасами как внутри компании, так и вне ее, на всех этапах поставки их конечному потребителю.

Контроль запасов играет очень важную роль в управлении и отражается на всех сферах деятельности. Чаще всего запасы создаются под конкретные задачи:

  1. Предотвращение сбоев в доставках.
  2. Страхование от внезапного роста стоимости закупки продукции.
  3. Увеличение эффективности процесса производства.
  4. Экономия на транспортировке и оптовых скидках.

Основные задачи логистики запасов состоят в следующем:

Планирование – вычисление оптимальных запасов на будущий период, определение приемлемой величины бюджета, а также расчет сроков и величины закупок.

Своевременное регулирование – поддержание запасов на необходимом уровне, обеспечивающем бесперебойное функционирование предприятия.

Ведение учета и контроля – составление бухгалтерского отчета, а также наблюдение за перемещением продукции с целью своевременного выявления излишков и дефицита.

Аналитика использования запасов – оценка появления издержек и формирования запасов позволит своевременно внести коррективы в стратегию закупок и сбыта продукции.

11 преимуществ эффективного управления запасами

Отслеживание ваших запасов – основа вашего успеха в розничной торговле. В конце концов, на самом базовом уровне ваша работа – поставлять товары для удовлетворения потребительского спроса. Вы не сможете этого сделать без эффективного управления запасами.

Ниже перечислены одиннадцать основных преимуществ эффективного управления запасами. Все они вместе объясняют важность точного отслеживания запасов в реальном времени и могут быть легко реализованы с помощью специальной системы управления запасами.

1. Меньше пропущенных продаж

Если вы не ведете точный отчет о запасах, товары могут попросту закончиться в результате чего вы будете упускать продажи. Вместо того, чтобы полагаться на свою память или посещение склада, чтобы решить, что переупорядочить, используйте актуальный отчет о запасах, чтобы:

  • Быстро узнавать, каких товаров у вас мало
  • Отслеживать уровень запасов товаров, которые хорошо продаются
  • Заказывать товары у поставщиков и производителей, пока на складе не закончились

В зависимости от того, какое программное обеспечение для управления запасами вы используете, вы также можете установить минимальные уровни для каждой позиции. Затем вы можете просмотреть список товаров ниже этого уровня, а также быстро разместить и отправить новые заказы на покупку.

2. Лучшее инвестирование денежных средств

Чтобы добиться успеха в розничной торговле, вам нужно разумно инвестировать свои деньги, покупая нужное количество каждого товара – достаточное, чтобы поддерживать продажи и предотвращать дефицит, но не так много, чтобы некоторые товары просто лежали на полке.

Ведение точных отчетов о наличии товаров помогает. Вы можете быстро идентифицировать медленно продающиеся позиции, чтобы пометить их и избавиться от них, чтобы высвободить деньги для инвестиций в новые товары, маркетинг и многое другое.

3. Более точные отчеты

Точные отчеты о наличии товаров позволяют получать точные значения складских затрат, которые необходимы для точности нескольких финансовых отчетов, если вы используете учет затрат на продажу.

Этот метод связывает стоимость, которая напрямую зависит от стоимости активов продукта с каждой продажей.

Это делает правильные стоимостные значения критически важными для вашего баланса, а также для вашей себестоимости продаж и отчета о прибылях и убытках, от которых зависят многие управленческие решения.

4. Раннее обнаружение проблем

Если вы внимательно следите за уровнем своих запасов, вы заметите проблемы сразу же, а не через несколько месяцев во время подсчета годового цикла, когда расхождения, возможно, уже стоили вам больших денег.

Постоянно согласовывая продажи и покупки с помощью тщательно поддерживаемой системы управления запасами, вы сможете избежать многих проблем.

5. Довольные клиенты

Точные отчеты о наличии товаров также помогут вам улучшить обслуживание клиентов. Когда клиенты говорят, что они не получили ни одного из заказанных продуктов, вы должны проверить свой отчет и подтвердить, что у вас есть еще один товар на складе. Точно так же, если вы регулярно следите за уровнем запасов, вы сможете быстрее определять неправильные поставки.

А если ваша система управления запасами обновлена ​​с учетом заказов на закупку, вы сможете продавать клиентам те товары, которые им нужны, потому что вы будете знать, что еще больше скоро появятся. Такое общение побуждает ваших клиентов доверять вам, что в наши конкурентные времена является ценным активом.

6. Эффективное переупорядочивание

Повторный заказ будет быстрым и легким, если в ваших отчетах будет указано, какие товары доступны. Когда вы работаете с правильными количествами запасов и достигнете порогового значения, вы сможете инициировать новый заказ на закупку, чтобы пополнить запасы ваших товаров и продолжить продажи.

Это означает, что вы можете методично работать со своим набором товаров, принимая обоснованные решения о закупке, вместо того чтобы физически проверять полки своего склада, чтобы разместить заказ на закупку.

Если ваши отчеты поступают из расширенной системы управления запасами, вы также можете увидеть, есть ли у вас уже заказанные товары у поставщика, а также имеет ли ваш поставщик длительные сроки поставки или нерегулярные поставки. Эта информация необходима, если вы хотите держать под контролем повторный заказ.

7. Уменьшение краж и потерь

От кражи до потери или повреждения, товары могут быть потеряны по-разному. Но если вы будете управлять точными уровнями запасов, вы сможете быстро выявить проблемы.

И хотя никто не хочет думать, что их сотрудники могут украсть у них, стоит быть бдительными. Показывать своим сотрудникам, что вы ведете точный учет – отличный способ предотвратить кражу.

8. Надежные информационные системы

Ведение эффективного и прибыльного бизнеса – это все о совместном использовании и использовании точной информации, обычно через интегрированную систему программного обеспечения.

Если ваши сотрудники знают, что уровни товаров в вашей системе всегда актуальны, они будут доверять программному обеспечению и использовать его для решения всех своих задач. И в результате вы получите более чистые данные, которые улучшат отчетность, сотрудничество и эффективность всей команды.

9. Снижение складских расходов

Когда в вашем отчете о запасах указано, что у вас есть на складе, процесс отгрузки выполняется более эффективно.

Вашему складскому персоналу не нужно бегать в поисках последнего товара, потому что вы точно знаете, когда он был продан и отправлен.

Это позволяет вам обрабатывать больше заказов за то же время одним и тем же персоналом или по-разному балансировать ресурсы. Точные уровни запасов помогут сохранить ваш бизнес в экономичном режиме!

Источники

  • https://ardma.net/razvitie/liderstvo/upravlenie-biznesom/upravlenie-zapasami/
  • https://Delen.ru/nyuansy-biznesa/logistika-dlya-biznesa/logistika-zapasov.html
  • https://assistentus.ru/vedenie-biznesa/upravlenie-zapasami-na-predpriyatii/

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Weebl.ru